Pengertian Rapat dan Jenisnya

Pengertian "Rapat" menurut Pusat Departemen Pendidikan Nasional (2002:931) adalah "pertemuan" (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu. Kamisa (1997:438) menyebutkan rapat adalah "musyawarah", sedangkan Yuwono (1989:276) dalam Harsono (2006:10) merumuskan rapat sebagai "pertemuan antara beberapa orang dan tempat tertentu untuk membicarakan sesuatu sesuatu pokok persoalan".

Pengelompokan rapat:

1. Rapat yang dilaksanakan secara terprogram
2. Rapat yang membahas permasalahan khusus (terbatas) untuk permasalahan khusus mencegah permasalahan organisasi, oleh karena itu sumbang saran maupun usulan yang produktif sangat diperlukan.

Jenis rapat yang dilakukan oleh Anggota Dewan Perwakilan Rakyat:

1. Rapat Paripurna
2. Rapat Paripurna Luar Biasa
3. Rapat Fraksi
4. Rapat Pimpinan DPR
5. Rapat Badan Musyawarah
6. Rapat Komisi
7. Rapat Gabungan Komisi
8. Rapat Badan Usaha Rumah Tangga (BURT)
9. Rapat Kerjasama Antar Parlemen (BKSAP)
10. Rapat Panitia Khusus
11. Rapat Panitia Kerja
12. Rapat Kerja
13. Rapat Dengar Pendapat
14. Rapat Dengar Pendapat Umum.

Fungsi Surat Menyurat

Surat memiliki fungsi umum dan khusus. Beriut akan coba dijelaskan sedikit mengenai fungsi tersebut.

A. Fungsi umum surat

Yakni, sebagai sarana komunikasi tertulis (tidak langsung), yang dibuat oleh perorangan maupun organisasi yang menyampaikan pesan/informasi atau meminta informasi kepada pihak lain.

B.Fungsi Khusus surat:

1. Sebagai wakil (duta) dari si pengirim (baik individu maupun institusi) untuk menyampaikan atau menerima informasi
2. Sebagai bukti tertulis hitam diatas putih apabila dikemudian hari timbul masalah.
3. Sebagai pedoman kerja, pedoman dalam melakukan tindak lanjut dan dalam pengambilan keputusan
4. Sebagai sejarah (alat pengingat) kejadian/kegiatan yang telah dilakukan oleh organisasi
5. Fungsi yuridis dan administratif
6. Alat pengukur kegiatan suatu institusi

Definisi Dialog

Dialog adalah komunikasi yang mendalam, memiliki tingkat dan kualitas yang tinggi sekaligus mencakup kemampuan untuk mendengarkan serta saling berbagi pandangan. Ini menurut kemampuan untuk secara bebas dan kreatif memahami isu-isu yang peka, disamping kemampuan untuk saling menyimak secara seksama pendapat pihak lain yang berbeda, serta menunda pendapat kita sendiri.

Prakondisi untuk dialog dan kesiapan kelompok adalah untuk menerima perubahan.
Berikut merupakan sikap yang harus dimiliki oleh seluruh peserta dialog:

• Memahami konsep mental model dan bersedia melihat mental model anda.
• Bersedia mempraktekkan keterbukaan diri.
• Terbuka untuk menerima pandangan orang lain.
• Dapat menunda desakan hati untuk menilai orang lain.
• Mengerti peraturan dialog.
• Memahami inti permasalahan dan berorientasi pada hasil.
• Bersedia untuk belajar dan berpartisipasi untuk pengembangan diri.
• Memahami apa yang terjadi bahwa untuk itu sejalan dengan misi.
• Memahami dan setuju dengan tujuan.

Selama Proses Dialog:

• Berikan perhatian penuh kepada setiap pembicara.
• Dengarkan secara aktif.
• Berbicara saat tiba giliran anda, pembicaraan tersebut haruslah kontributif
• Lepaskan ego anda.
• Fahami pihak lain.
• Percaya pada proses.
• Berbicara dalam pernyataan "saya", yang mendemontrasikan keyakinan dan perasaan kuat anda.
• Tahu perbedaan antara agenda anda sendiri dengan agenda kelompok, bagaimana partisipasi anda dalam pelaksanaannya terhadap seseorang atau orang lain.

Tata Cara dalam Berdialog:

1. Tidak setiap rapat memerlukan pencapaian kesepakatan.
2. Pertemuan akan memakan waktu lebih lama, tetapi kaya materi (berbobot).
3. Kita seyogyanya menampung pendapat lain yang terkait dengan pokok masalah.
4. Pandangan yang berlawanan sepatutnya diperhatikan.
5. Sebaiknya kita tidak menyela pembicaraan, melainkan lebih banyak mendengarkan.
6. Secara perorangan kita tidak tahu apa yang paling baik.
7. Sebaiknya kita tidak mencemoohkan orang lain, melainkan menyimak apa yang dimaksudkan orang tersebut.
8. Sebaiknya kita menguji asumsi kita sendiri maupun asumsi orang lain.
   

Gardu Trafo Tiang (GTT) Distribusi

Gardu Trafo Tiang (GTT) adalah merupakan salah satu komponen instalasi tenaga listrik yang terpasang di jaringan distribusi. Berfungsi sebagai trafo daya penurun tegangan dari tegangan menengah ke tegangan rendah, dan selanjutnya tegangan tersebut disalurkan ke konsumen. Mengingat fungsi dan harga trafo tersebut cukup mahal bila dibandingkan dengan peralatan distribusi lainnya, maka pemeliharaan preventif yang dilakukan secara intensif, dengan kriteria pemeliharaan yang jelas untuk setiap komponen GTT dan ditangani oleh tenaga yang terampil dengan peralatan yang memadai agar pemeliharaan tersebut berjalan dengan efektif.

Komponen-komponen utama GTT:

1. Transformator : berfungsi sebagai trafo daya merubah tegangan menengah (20kV) menjadi tegangan rendah (380/200)Volt.
2. Fuse Cut Out (CO) : Sebagai pengaman penyulang, bila terjadi gangguan di gardu (trafo) dan melokalisir gangguan di trafo agar peralatan tersebut tidak rusak. CO dipasang pada sisi tegangan menengah (20kV)
3. Arrester : sebagai pengaman trafo terhadap tegangan lebih yang disebabkan oleh sambaran petir dan switching (SPLN se.022/PTS/73)
4. NH Fuse : sebagai pengaman trafo terhadap arus lebih yang terpasang pada sisi tegangan rendah (20kV), maupun karena beban lebih.
5. Grounding Arrester : Untuk menyalurkan arus ketanah yang disebabkan oleh tegangan lebih karena sambaran petir dan switching.
6. Grounding Trafo : Untuk menghindari tegangan lebih pada phasa yang sehat bila terjadi gangguan satu phasa ke tanah maupun yang disebabkan oleh beban tidak seimbang.
7. Grounding LV Panel : sebagai pengaman apabila terjadi arus bocor yang mengalir pada LV Panel.
8. Isolasi : sebagai penyekat antara bagian bertegangan dengan tidak bertegangan. Digunakan sebagai isolasi tegangan listrik antara kawat dengan tiang.

Meningkatkan Effektivitas Komunikasi

Agar komunikasi menjadi efektif, maka setiap individu yang berkomunikasi , baik itu ia sebagai komunikator atau sebagai komunikan hendaknya memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

Sebagai Pengirim:

1. Menggunakan bahasa yang tepat dan menarik serta dapat dimengerti oleh penerima.
2. Menggunakan empati dengan berusaha menempatkan diri di tempat penerima.
   
3. Mempertajam persepsi dengan membayangkan bagaimana pesan akan diterima, dibaca, ditafsir, dan ditanggapi oleh penerima.
   
4. Mengendalikan bentuk tanggapan dengan menggunakan kode atau lambang yang tepat dan dengan saluran yang sesuai
   
5. Bersedia menerima umpan balik yang positif maupun negatif.
   
6. Mengembangkan kredibilitas diri, sehingga dapat dipercaya karena kualitas pribadi, mutu hidup dan keahlian profesional.
7. Mempertahankan hubungan baik dengan penerima.

Sebagai Penerima:
Penerima adalah rekan komunikasi yang mempunyai peran menentukan dalam menerima, membuat persepsi, menafsirkan suatu pesan yang diterimanya, apakah untuk dirinya sendiri atau untuk disampaikan kepada orang lain. Agar komunikasi menjadi efektif maka penerima harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Meningkatkan kemampuan mendengarkan, sampai mampu mndengarkan dengan empatik.
2. Waspada terhadap prasangka, bias dan apriori, dan sikap tidak terbuka dari kita.
3. Mengembangkan kecakapan bertanya.
4. Mengembangkan kecakapan menyampaikan umpan balik secara konstruktif.
5. Berusaha berpikir kreatif terhadap pesan yang diterimanya.
6. Bersikap terbuka tetap kritis

( Agus M.Hardjana, Komunikasi Intrapersonal dan Interpersonal, Penerbit Kanisius ,2003)

Macam-macam Gaya Berbicara

Gaya berbicara adalah cara berbicara yang dapat menimbulkan daya tarik para penggemar. Gaya bicara dapat digolongkan menjadi:
Gaya berbicara dengan menghubungkan suara dengan kata-kata, atau gaya bahasa.

• Gaya bahasa Aksidenton, yaitu pembicara berusaha agar penerima pesan memperhatikan seluruh kalimat yang diucapkan, bukan pada bagian-bagian dari kalimat.
• Gaya bahasa polisidenton, yaitu pembicara berusaha agar penerima pesan mengarahkan perhatiaannya terarah pada kalimat demi kalimat.
• Gaya bahasa klimaks, yaitu pembicara berusaha agar pendengar tertarik akan pembicaranya dan memperoleh perbandingan yang mendalam.
• Gaya bahasa anti klimaks, yaitu pembicara berusaha agar pendengar tertarik akan pembicaraannya pada akhir pembicaraannya.
• Gaya bahasa hiperbola, yaitu pembicara berusaha menarik perhatian pendengar dengan menggunakan bahasa yang "menyangkatkan". Misalnya: Pak Karto bekerja keras membanting tulang untuk menghidupi keluarganya. Zhi-zhi belajar dengan memeras otak agar dapat naik kelas, Pak Bonar bekerja keras memeras keringat untuk membiayai sekolah anaknya yang semata wayang.
• Gaya berbicara dengan gerak air muka (mimik). Pada gaya ini, pembicara tidak mengeluarkan kata-kata, tidak juga diam, akan tetapi dengan gerak air muka, (dengan mengedipkan mata kanan/kiri yang mungkin berarti supaya orang lain diam saja, memelototkan mata kepada anaknya yang berarti melarang melakukan sesuatu)
• Gaya berbicara dengan gerak anggota badan (panto mimik). Pada jenis gaya bicara ini, pembicara tidak mengeluarkan kata-kata, akan tetapi membuat gerakan-gerakan pada bagian tubuhnya (membuat kode dengan jari/dan tangan yang berarti istirahat, mengangkat bahu yang berarti tidak tahu, menggelengkan kepala yang berarti tidak mau).
• Gaya berbicara dengan gerak-gerik (panto mimik dan mimik). Pembicara menyampaikan pesannya dengan gerak muka berbarengan dengan gerak anggota badan. Gerak gerik bukan hasil kebudayaan semata-mata, akan tetapi tubuh sendiri sebagai alat komunikasi.

Kiat Sukses Melakukan Presentasi

Kita semua memang memiliki masalah yang sama ketika harus berbicara di hadapan publik. Berikut ini adalah tips bagaimana melakukan presentasi yang baik.

1. Jangan membiasakan diri tergantung pada teks. Teks dapat membunuh bakat, merusak flow, dan menciptakan jarak. Gunakan pointers, sekadar untuk membantu anda.
2. Mengukur secara sunggug-sungguh "dalamnya sungai". Pelajari dulu siapa audience anda, latar belakang, jalan pikiran, pendidikan, dan jabatan mereka. Jangan asal "tembak".
3. Jangan bicara dua hal ini : Yang sudah mereka ketahui, atau yang tak ingin mereka dengar. Selalu sajikan hal yang orisinal, jangan merusak mood audience dengan pernyataan yang tidak mereka sukai.
4. Jangan biarkan audience jenuh. Jaga volume suara dan jaga nada agar tidak monoton. Begitu mereka mulai jenuh, ajaklah berdialog, lontarkan sedikit humor.
5. Homor tidak boleh berlebihan. Ia hanya boleh digunakan untuk membangkitkan daya pikir. Jika berlebihan, ia akan kelebihan substansi.
6. Periksa ruangan dan fasilitas presentasi termasuk mikrofon sebelum presentasi dimulai. Ruangan yang langit-langitnya rendah akan membuat Anda cepat letih. Cahaya yang masuk dari kaca jendela dapat mengganggu konsentrasi. Ruangan yang terlalu sempit, dapat membatasi gerakan tubuh anda. Tetapi ruangan yang terlalu lebar dapat membuat presentasi tidak terfokus. Mikrofon dan sound system yang buruk juga dapat mengganggu konsentrasi. (Perasaan susah bener..hehehe)
7. Biasakan interaktif. Jangan asyik bicara sendiri. Berikan kesempatan kepada peserta untuk memberikan contoh, jawaban, melakukan aktivitas tertentu (game, teka-teki, atau melakukan sesuatu), tertawa, atau bahkan mendengarkan musik.
   
8. Be Specific. Selalu berikan contoh dan ilustrasi. Sesekali berikan cerita.
9. Jangan merendahkan mutu dan mengatakan "Maaf saya sebenarnya tidak siap", "Maaf, bahasa Inggris saya payah," "Ini bukan bidang saya", "Anda pasti lebih tahu dari saya", "Saya baru belajar", dan seterusnya. Manusia adalah makhluk yang malas yang hany amau mendengarkan orang yang layak dia dengar, ia anggap lebih tahu.
10. Latihan yang cukup. Selalu mintalah umpan balik. Bila perlu rekam, putar kembali, minta pendapat dari orang dekat.
11. Perhatikan bahasa tubuh. Jangan melakukan gerakan yang merusak penampilan.
12. Berpakaianlah agak cerah agar anda menciptakan kesegaran di dalam ruangan.
13. Jangan berbicara seperti sedang ngobrol dengan seseorang. Ingatlah Anda berbicara dihadapan puluhan orang, kombinasikan bahasa resmi dengan bahasa percakapan yang layak.